Hinweisgebersystem

Das Hinweisgebersystem BPO nimmt Hinweise auf Regelverstöße entgegen. Es ist ein wichtiges Element guter Unternehmensführung.

Nur wenn Regeln und Normen eingehalten werden, können wir Schaden von unserem Unternehmen, unseren Beschäftigten und Geschäftspartnern abwenden. Die Einhaltung von Gesetzen und internen Regelungen hat für OSM hohe Priorität. Fehlverhalten muss daher frühzeitig erkannt werden. Um Hinweisen auf Verstöße mit hohem Risiko für das Unternehmen, seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Geschäftspartner fair und angemessen nachzugehen, haben wir 2006 das Hinweisgebersystem BPO (Business Practices Office) eingerichtet. Das BPO ermöglicht es weltweit Beschäftigten sowie externen Hinweisgebern, Regelverstöße zu melden.

Zu Verstößen mit einem hohen Risiko gehören beispielsweise Korruptions-, Kartellrechts- und Geldwäschedelikte sowie Verstöße gegen technische Vorgaben oder Verletzungen von Umweltvorschriften sowie von Menschenrechten.

OSM ermutigt alle innerhalb und außerhalb des Unternehmens, die Regelverstöße im Zusammenhang mit OSM beobachten oder aus konkretem Anlass vermuten, sich ohne Angst vor Repressalien an das BPO zu wenden und den Hinweis offen zu äußern.

Hinweisgeber, die auf der Grundlage konkreter Anhaltspunkte mögliche Verstöße melden, werden vom Unternehmen geschützt. Dabei wird die Vertraulichkeit ihrer Aussagen gewährleistet. Auch Beschäftigte, die das Gefühl haben, aufgrund ihrer Meldung eines Verstoßes Nachteile erlitten zu haben, werden durch das BPO geschützt. Die Diskriminierung oder Einschüchterung von Beschäftigten, weil sie einen Verstoß gemeldet haben, stellt einen Verstoß gegen unsere Verhaltensrichtlinie dar und zieht arbeitsrechtliche Disziplinarmaßnahmen nach sich. Hinweisgeber sollten ihre Identität offenlegen, damit ihnen Fragen gestellt werden können, die für die Untersuchung hilfreich sein könnten. Wenn ein Hinweisgeber darum bittet, dass seine Identität nicht an andere Stellen innerhalb des Unternehmens weitergegeben wird, wird dieser Bitte entsprochen.

Eine weltweit gültige Konzernrichtlinie regelt das BPO-Verfahren und die entsprechenden Zuständigkeiten. Sie hat das Ziel, eine faire und transparente Vorgehensweise zu gewährleisten, die sowohl den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit für den Betroffenen als auch den Schutz des Hinweisgebers berücksichtigt. Ebenso legt die Richtlinie den Maßstab fest, mit dem wir Regelverstöße beurteilen und über Konsequenzen entscheiden.

Hinweise auf Regelverstöße werden auf den nachfolgenden Verfahrensstufen transparent und stets vertraulich durch das Hinweisgebersystem BPO bearbeitet:

Meldung von Hinweisen & Kontakt

Falls Sie konkrete Hinweise auf Regelverstöße mit hohem Risiko im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit von OSM haben, können Sie sich unter folgenden Meldewegen an das BPO wenden:

Kontakt Business Practices Office (BPO)

Heinz Olesch OSM Service-Montage-Verpacken
Werner von Siemensstraße 23
91413 Neustadt/Aisch
E-Mail: gerhard.stroebel@osm-service-montage.de

BPO-Meldeformular

Das Meldeformular können Sie nutzen, um Hinweise auf Verstöße mit hohem Risiko – auf Wunsch auch anonym – an das Hinweisgebersystem BPO zu senden.

Zum BPO-Meldeformular

Nach Eingang des Hinweises führt das Hinweisgebersystem BPO eine risikobasierte Erstbeurteilung des potenziellen Regelverstoßes durch. Zu Fällen mit hohem Risiko für das Unternehmen zählen u. a. Korruptions-, Kartellrechts- und Geldwäschedelikte sowie Verstöße gegen Menschenrechte. Bei Hinweisen mit hohem Risiko für das Unternehmen, seine Beschäftigten oder Geschäftspartner erfolgt eine rechtliche Vorprüfung des Falles. Wenn sich der Verdacht bei der Prüfung erhärtet, werden geeignete Maßnahmen ergriffen. Zum Beispiel kann ein Fall mit einem konkreten Untersuchungsauftrag der zuständigen Untersuchungseinheit (z. B. Konzernsicherheit, Konzerndatenschutz, Konzernrevision, Rechtsabteilung, Einkaufsbereiche) zugewiesen werden.

Alle anderen Hinweise werden vom BPO an den zuständigen Bereich (z.B. Personalbereich, Konzernsicherheit, Konzerndatenschutz) weitergeleitet. Der Hinweisgeber wird zuvor über die Weiterleitung informiert. Zu solchen Fällen zählen beispielsweise Diebstähle, Untreue oder persönliche Bereicherungen mit einem Wert unter 100.000 Euro – sofern sie nicht im Bereich Korruption anzusiedeln sind.

Das BPO begleitet die Bearbeitung von Hinweisen bis zum Abschluss des Verfahrens. Dabei stellt das BPO höchste Vertraulichkeit sicher.

Bei Fällen mit hohem Risiko für das Unternehmen, seine Beschäftigten oder Geschäftspartner werden angemessene Folgemaßnahmen ergriffen (wie bspw. ein Untersuchungsauftrag).

Im Falle einer Untersuchung wird der potenziell Betroffene über den Verdacht unverzüglich schriftlich informiert, sofern dies aus ermittlungstaktischen Gründen möglich ist. Er erhält – so früh wie möglich – die Gelegenheit zur Stellungnahme. Auf Wunsch können potenziell betroffene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von OSM eine Vertrauensperson zur Befragung/Anhörung hinzuziehen (z. B. Mitglied der betrieblichen Interessenvertretung, Rechtsanwalt) und ihre Führungskraft von dem Verdacht in Kenntnis setzen.

Solange ein Verstoß nicht nachgewiesen ist, gilt die Unschuldsvermutung. Belastende wie entlastende Tatsachen werden gleichermaßen in die Untersuchung einbezogen.

Darüber hinaus legen wir bei unserem Hinweisgebersystem Wert auf Fairness – sowohl im Umgang mit Hinweisgebern als auch mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Geschäftspartnern, die von einem Vorwurf betroffen sind. Dabei wird stets der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gewahrt und in jedem Einzelfall geprüft, welche Konsequenzen geeignet, erforderlich und angemessen sind.

Andere Fälle untersucht der jeweils zuständige Bereich (z. B. Personalbereich, Konzernsicherheit, Konzerndatenschutz).

Der vom Vorwurf Betroffene und gegebenenfalls die Führungskraft werden über den Fallabschluss informiert. Das Untersuchungsergebnis wird dem Betroffenen schriftlich mitgeteilt. Der Hinweisgeber wird, sofern er nicht anonym bleibt, ebenfalls über den Fallabschluss und die abschließende Entscheidung informiert.

Bei unzutreffenden Vorwürfen wird der Betroffene auf Wunsch rehabilitiert.

Hat sich ein Verdacht gegen eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter von OSM bestätigt, wird der Fall an den Personalbereich übergeben. Der Betroffene wird gegebenenfalls erneut angehört, ebenso die Führungskraft des Betroffenen. Personalmaßnahmen werden unter Berücksichtigung des Prinzips der Verhältnismäßigkeit ergriffen. Bei einem Fehlverhalten eines Geschäftspartners werden entsprechende Konsequenzen ebenfalls nach dem Prinzip der Verhältnismäßigkeit ergriffen. Verweigert sich ein Geschäftspartner der Umsetzung eines gemeinsam erarbeiteten Konzepts zur Verbesserung oder tritt keine Besserung beim Geschäftspartner ein, kann OSM die Geschäftsbeziehung nach entsprechender Vorwarnung vorübergehend aussetzen bzw. abbrechen.

Für die Beurteilung, welche Maßnahme als Reaktion auf einen Regelverstoß angemessen ist, werden regelmäßig unter Verhältnismäßigkeitsgesichtspunkten unter anderem folgende Kriterien berücksichtigt:

Art und Schwere des Regelverstoßes
Verschulden des Betroffenen (Vorsatz, Fahrlässigkeit)
Höhe, Umkehrbarkeit und Eintrittswahrscheinlichkeit des Schadens bzw. der Verletzung
Einstellung des Betroffenen zur Tat
Mitwirkung bei der Sachverhaltsaufklärung und/oder Wiedergutmachung des Schadens und/oder eine mögliche erfolgte Selbstanzeige des Betroffenen
Einflussvermögen der Holfelder Unternehmen auf den Geschäftspartner

Konkrete Personalmaßnahmen bei Regelverstößen gegen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von OSM richten sich nach dem lokalen Recht, können jedoch je nach Schwere des Regelverstoßes sowohl disziplinarische als auch arbeitsrechtliche Maßnahmen (z.B. Ermahnung, Abmahnung, ordentliche bzw. außerordentliche Kündigung, Reduzierung variabler Vergütungsbestandteile, Rückgabe-, Rückzahlungs- und/oder Schadensersatzforderungen) umfassen. Bei festgestellten Straftaten behält sich OSM vor, Strafanzeige zu erstatten.

Maßnahmen gegenüber Geschäftspartnern richten sich ebenfalls nach lokalem Recht und den entsprechenden vertraglichen Vereinbarungen zwischen OSM und dem Geschäftspartner.

Sämtliche Daten werden nach entsprechenden Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Um das Vertrauen in das Hinweisgebersystem BPO stetig zu erhöhen und es bei den Beschäftigten noch bekannter zu machen, setzen wir auf unterschiedliche Kommunikationsmaßnahmen. So stellt das BPO Informationsmaterialien wie länderspezifische Infocards, Pocket Guides oder einen Erklärfilm bereit und informiert die Beschäftigten in Dialogveranstaltungen. Darüber hinaus informiert das BPO die Beschäftigten regelmäßig über die Anzahl gemeldeter sowie die Art zutreffender Verstöße und stellt quartalsmäßig Fallbeispiele zur Verfügung. Für Geschäftspartner verweist OSM in ihren Responsible Sourcing Standards explizit auf das Hinweisgebersystem BPO.

Das BPO berichtet quartalsweise an das Board of Management und an den Aufsichtsrat über neu angelegte und geschlossene Fälle. Durch die Aufarbeitung von gemeldeten Vorgängen trägt das BPO zur kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen und Vorgaben im Compliance-Umfeld innerhalb von OSM bei.

Über das unternehmenseigene Hinweisgebersystem BPO hinaus beteiligt sich OSM am Aufbau eines branchenweiten Beschwerdemechanismus im Rahmen des Nationalen Aktionsplans Wirtschaft und Menschenrechte der Bundesrepublik Deutschland.

Hinweisgebern und sonstigen Dritten bleibt der Rechtsweg zu den nationalen Gerichten vorbehalten. Insbesondere ist mit der Abgabe eines Hinweises auf Rechtsverletzungen und Regelverstöße kein Verzicht auf ein vorhandenes Klagerecht verbunden. OSM wahrt im Rahmen ihrer Ermittlungen stets Vertraulichkeit und es werden keine gesonderten Verschwiegenheitsvereinbarungen abgeschlossen. Wenn notwendig, kooperiert OSM mit den staatlichen Strafverfolgungsbehörden.

Ihre Fragen und Anregungen bezogen auf das Hinweisgebersystem BPO von OSM richten Sie bitte an das Business Practices Offices:

Heinz Olesch OSM Service-Montage-Verpacken
Werner von Siemensstraße 23
91413 Neustadt/Aisch
E-Mail: gerhard.stroebel@osm-service-montage.de